Quels sont les meilleurs outils pour assurer le télétravail ?
Google,Twitter, Apple, Amazon, Microsoft… et bien d’autres entreprises mondiales ont invité leurs employés à travailler depuis leurs domiciles, une solution saine et préventif en cette crise sanitaire contre le CoVid-19, compte tenu de l’annonce faite mercredi par l’Organisation mondiale de la Santé statuant le coronavirus de « pandémie ».
Faut croire que le passage au « bureau à domicile » deviendra la nouvelle norme pour beaucoup d’entre nous pendant un certain temps. Certains employés travailleront à partir de chez eux pour la première fois, ce qui signifie qu’ils devront déterminer comment s’y prendre mais surtout avec quels outils garder bon contact avec son équipe efficacement. Tout ça dans un nouvel environnement qui ne se prête pas nécessairement à la productivité. Et pourtant, laisser les membres de l’équipe travailler depuis chez eux s’est révélé être une véritable bénédiction pour leur productivité.
La gestion des équipes à distance peut être une tâche ardue. Il peut sembler difficile de s’assurer que tout le monde est productif et motivé. La coordination est la clé à la gestion d’une équipe à distance.
Nous vous avons donc dressé une liste des outils les plus utiles pour habiliter votre équipe et améliorer sa productivité pendant qu’elle travaille à la maison.
1. Pour une meilleure communication entre collaborateurs :
– Slack
Slack est une plateforme collaborative qui permet de remplacer les e-mails et de faciliter les échanges entre les membres de votre équipe. Elle a été conçue pour favoriser la manière naturelle qu’ont les gens de travailler ensemble et rendre la collaboration en ligne aussi facile et efficace que si elle avait lieu en face-to-face.
Slack vous permet de déposer des fichiers et des documents pour consultation rapide. Cette application réduit le nombre de courriels internes, puisqu’elle est plus rapide, plus efficace et plus conviviale.
– Whereby
Whereby est une solution collaborative qui va vous permettre de communiquer facilement par vidéo avec vos clients soit pour présenter un projet à des prospects ou pour échanger avec son expert-comptable en ligne.
Pas besoin de télécharger un logiciel ou une application. Il suffit simplement de créer votre compte utilisateur sur le site de Whereby en indiquant votre adresse email. Pas besoin de choisir un nom d’utilisateur ni un mot de passe. Chaque fois que vous allez vous reconnecter ensuite à votre compte, la plateforme va générer automatiquement un code d’accès aléatoire et vous l’envoyer par email. Puis, vous nommez votre “salle de visioconférence” pour créer un lien, que vous pouvez ensuite partager avec votre équipe, pour lancer votre première vidéo-conférence.
2. Pour une meilleure productivité et suivi :
– Todoist
Todoist est un gestionnaire de taches avec un design minimaliste qui vous permet de rassembler vos différents projets en un seul endroit. Vous y trouverez les taches à effectuer selon l’ordre d’échéance. Vous pouvez également classer vos tâches par projet si vous préférez.
Les avantages de Todoist sont divers. D’abord, plusieurs extensions sont disponibles et permettent à vos tâches d’être accessibles de partout :
a. sur le web, sur votre smartphone ou votre tablette Android.. Ou tout autre Device,
b. sur les navigateurs Google Chrome et Mozilla Firefox,
c. et sur les clients de messagerie Outlook et Thunderbird.
Vous pouvez créer des sous-tâches et des sous-projets pour clarifier votre organisation. Il est possible de prioriser ses tâches, leur affecter un code couleur et ajouter des étiquettes.
– Trello
Trello est un outil collaboratif conçu pour organiser ses tâches et gérer ses projets. Trello permet d’y voir plus clair dans la gestion de projet. Utilisé par un grand nombre d’entreprises, il fait partie des outils que nous utilisons au quotidien dans notre agence.
Trello est une application web composée de tableaux, eux-mêmes composés de listes, elles-mêmes constituées de cartes. Tout ce petit monde va vous aider quotidiennement à gérer plusieurs projets/activités en même temps. De plus, également disponible sur smartphone, l’application peut être utilisée par plusieurs personnes en même temps, favorisant alors le travail d’équipe.
Grâce à Trello, on voit très vite l’état d’avancement d’un projet, les tâches à accomplir ainsi que les disponibilités de chacun, et vient aussi avec un outil de prises de notes.
3. Pour un meilleur partage de fichiers en toute sécurité :
– Dropbox
Le service permet d’archiver et de synchroniser des fichiers en ligne ou de les partager avec d’autres ordinateurs, en déposant dans un dossier « Dropbox » des fichiers qui seront automatiquement synchronisés sur des serveurs sécurisés et sur les ordinateurs qui ont le client DropBox installé.
Vous pouvez disposer d’un espace gratuit de 2 Go, que vous pouvez étendre par parrainage jusqu’à 8 Go (250 Mo par filleul), et jusqu’à 50 ou 100 Go pour les versions payantes.
– Google Drive
Google Drive est une plate-forme de stockage cloud vous permettant de garder tous vos fichiers dans un endroit sécurisé et centralisé. Les travailleurs à distance peuvent stocker et partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations de diapositives. Elles peuvent être utilisées pour produire des rapports sur les mesures hebdomadaires. En outre, les fichiers Google Drive peuvent être synchronisés à travers les appareils, de sorte que les individus peuvent les voir et les mettre à jour de n’importe où.
Notre réputation et la qualité de notre travail sont notre unique capital. Alors soyez totalement confiants, vous êtes entre de bonnes mains.
Nous espérons coopérer avec vous dès que possible.